Die E-Rechnung kommt – und für viele Händler früher, als sie denken. Wenn du im B2B verkaufst, betrifft dich das direkt. Hier bekommst du den Überblick: Was eine E-Rechnung wirklich ist, welche Fristen gelten, was Shopware kann (und was nicht) – und was du jetzt tun solltest, damit du 2027 nicht in Hektik verfällst.
Was eine E-Rechnung wirklich ist (Spoiler: kein PDF)
Ein PDF ist keine E-Rechnung. Eine echte E-Rechnung ist eine strukturierte, maschinenlesbare Datei (XML) im europäischen Standard EN 16931 – also Daten, die ein System automatisch verarbeiten kann, nicht nur ein Bild zum Ausdrucken. Genau das unterscheidet sie von der klassischen PDF-Rechnung, die die meisten Shops heute verschicken.
Die Fristen im Überblick (B2B in Deutschland)
- Seit 01.01.2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das gilt schon jetzt.
- Ab 01.01.2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.
- Ab 01.01.2028: Ausstellungspflicht für alle im B2B.
Wichtig: Das Ganze betrifft B2B (Rechnungen an Geschäftskunden). Der klassische B2C-Verkauf an Endverbraucher ist davon nicht betroffen.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Zwei Formate erfüllen die Anforderung (beide nach EN 16931):
- XRechnung: reines XML – schlank, gängig im Behördenumfeld.
- ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): ein Hybrid – ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Für den Menschen weiterhin lesbar, für die Maschine auswertbar. Für viele Händler die praktischere Wahl.
Was Shopware nativ kann – und wo die Lücke ist
Shopware 6 erzeugt Rechnungsdokumente standardmäßig als PDF – also nicht im geforderten strukturierten Format. Für die E-Rechnungspflicht brauchst du also einen Weg, deine Shopware-Rechnungen als XRechnung bzw. ZUGFeRD auszugeben (oder das XML ins bestehende PDF einzubetten). Genau hier setzt die Vorbereitung an.
Was du jetzt tun solltest (Checkliste)
- Empfang klären: Kannst du eingehende E-Rechnungen schon verarbeiten? (Pflicht seit 2025.)
- Umsatz prüfen: Über 800.000 € Vorjahresumsatz? Dann gilt für dich die frühere Frist (2027).
- Format wählen: XRechnung oder ZUGFeRD – im Zweifel ZUGFeRD (hybrid, lesbar).
- Shop vorbereiten: Rechnungsausgabe in Shopware auf das strukturierte Format umstellen.
- Buchhaltung anbinden: Abstimmung mit Steuerberater / DATEV, damit Ausgabe und Weiterverarbeitung zusammenpassen.
- Früh testen: Nicht auf den letzten Drücker – echte E-Rechnungen einmal durchspielen.
Wie wir dich E-Rechnungs-fit machen
Als auf Shopware spezialisierte Agentur setzen wir die E-Rechnung sauber in deinem Shop um: strukturierte Rechnungsausgabe (XRechnung/ZUGFeRD), Einbettung ins bestehende Rechnungslayout und Abstimmung mit deiner Buchhaltung. So bist du rechtzeitig vorbereitet – ohne Stress kurz vor der Frist.
Fazit
Die E-Rechnung ist keine Kür, sondern Pflicht – und der Vorlauf ist knapper, als er wirkt. Wer 2026 vorbereitet, hat 2027 keine Baustelle. Klär früh, ab wann es für dich gilt, und stell deine Shopware-Rechnungen rechtzeitig auf das richtige Format um.
Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Orientierung und keine Rechts- oder Steuerberatung. Für deinen konkreten Fall sprich mit deinem Steuerberater.
Allers Technology Perspektive
Wir sehen die E-Rechnung nicht als isoliertes Compliance-Thema, sondern als Teil eines sauberen Shopware-Betriebs. In unseren Projekten stimmen wir Rechnungsausgabe, Layout, Buchhaltungs-Schnittstellen und Prozesse gemeinsam ab – so wird aus einer Pflicht ein stabiler, automatisierter Rechnungsprozess. Wichtig ist uns: früh anfangen, sauber umsetzen, testen, und nicht erst wenige Wochen vor der Frist reagieren.